オフィスまるべりー、ギフトの受注を担っています♪

こんにちは！

オフィスまるべりースタッフの別所です。

 

早いもので、私が桑友に入社して4か月、

オフィスまるべりーに配属されて2か月が経過しようとしています。

 

日々、先輩スタッフや訓練生に教えていただきながら

少しずつ作業やパソコン操作に慣れてきて、

今では毎日楽しく皆さんと作業できているなぁと感じています。

 

さて、今回はオフィスまるべりーが請け負う事務作業の中でも

今年度から新たに加わった業務、

まるべりーギフトの受注についてお話しします。

 

ネットショップはこちらをご覧ください♪

（受付：8/16（月）まで）

 

受注業務では…

ネット注文やFAXなどで送られてきた申込書をもとに

受注個数や製造日などの情報をパソコンに入力し、

製造スタッフと連絡を取り合う

言わば「司令塔」のような役割を担っています。

(詳しい流れは、訓練生のコメントをご覧ください)

 

毎日何件もやってくる申込書、イレギュラーな注文…

スタッフ、訓練生共に苦戦することは多々ありましたが、

毎日協力してこの一大業務をこなしてきました！！

 

最後に、この夏業務に携わってくださった

訓練生からコメントをいただいたので、

そちらを掲載して終わりにしようと思います(＾＾)/

 

≪訓練生からのコメント≫

 

夏ギフトのデータ入力は、7月に入ってから作業の依頼を受けました。

 

夏ギフトのデータの処理や発送について全く知識がなかったので、

初めは申込書を見てもどのように着手したらよいか、わからないことだらけでした。

 

スタッフの方に伺いながら、ひとつひとつ、データ入力の工程を覚えていきました。

作業を大別すると、以下のようになります。

 

① 伝票№の起票・入力

② 商品製造日の確認・入力

③ 発送か直接受け渡しかの確認・入力

④ 送料の確認・入力

⑤ 商品代金の受領についての確認・入力

⑥ お客様宛明細書の発行

⑦-1 配達希望の場合、発送用伝票の作成

⑦-2 事務所受け取り希望の場合、受渡し用書類の作成

 

大きく分ければ7項目ですが、それぞれの中に細かなルールや確認事項、

個別で対応が必要なものがあります。

 

①から⑦までを一続きに行うと、ミスがあった際の修正が大変になります。

そのため、スタッフの方と相談の上、これらの工程をいくつかに区切り、

ミスがないか確認するタイミングを複数設けました。

そうすることで、仮にミスがあっても早い段階で修正ができ、

作業をスムーズに行えました。

 

また、作業の最中に少しでも疑問に感じることがあれば、

すぐにスタッフの方に報告を上げ、その都度不明点の解消を行いました。

 

初めての作業のため、わからないことばかりで質問することも多かったです。

その際、質問したことや補足のあったことは、

1枚のエクセルシートに逐一書き込んでいきました。

 

上で、①から⑦までの作業項目を挙げていますが、その一連の作業の流れを

中項目・小項目に項目分けし、そこに質問した事への回答や補足事項を

追記していくような形にしました。

そうすることで、各工程の細かな決まりについても自分の中で整理ができ、

より早さと正確さをもって作業を行えるようになりました。

 

申込書の情報を入力する訓練生の様子

 

お客様の名前や住所、金額、納品日など、いずれも誤りがあってはなりません。

そのため、スタッフの方と密に確認を取りながらの作業となりました。

 

就職後のことを考えたとき、依頼を受けた業務に対する疑問点の洗い出しや

その確認を行うことは、とても重要なことです。

 

この夏ギフトのデータ入力を通して、「どの部分を理解できていないか」、

そして、「どのようにすれば不明点を解消できるか」、

この2点について解決するスキルを磨くことができました。

 

この業務を通して身につけたことを、就職後に現場で活かせればと考えています。

 

今回、オフィスまるべりーでこのような業務に携わる機会をいただき、

大変感謝をしております。

 

ありがとうございました。

 

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