業務紹介part3

こんにちは。オフィスまるべりー　小村です（^_^）

 

オフィス業務紹介Part3！！

今回は、法人本部から依頼を受けている入金伝票入力の様子を紹介します。

では、11月から担当されているKさんよろしくお願いします＼(^o^)／

 

オフィスまるべりー訓練生のKです。

オフィスまるべりーで何の仕事をしているか、一部分ですがご紹介させていただきたいと

思います。

 

今回は【入金伝票入力】です。

 

経理事務に属する作業で、紙媒体の伝票を整理し、エクセルの表に入力していく作業です。

大体、一回につき約40枚程度の伝票がやってきます。

最初は量におどろきました。

 

①送られてくる伝票の束です。

 

    これが↓

 

                                                                  

基本的にマニュアルに沿って作業しますが、わからないところは、スタッフの方がきめ細かく分かりやすく教えて下さるので、おびえることはありません。

 

②まず、伝票を課目ごとに分類・整理し、計算します。（電卓で。）

　ここでも、膨大な作業に思われて、気が遠くなりそうになりますが、ひるむことはありません。

　スタッフの方が強力な秘密兵器を提供してくださいます。（備品ですね。）

　空き箱と付箋を使って分類作業をします。（使わなくても平気な人は使わなくても大丈夫です。）

 

③日付の順番が最も大事なポイントになります。

 　スタッフの方が、私が戸惑っているのを見てとってくださったのか、今後のため（次にこの仕事をする人のため）にもマニュアルを加筆改正してくださったので、より分類の理解が進みました。

 

　　　ちょっとしたコツ1

 伝票を課目に仕訳けたときの目印（付箋ですね）は業務を提出するときまで外さない方が、あとあとのチェックのためによいです。

 

　　ちょっとしたコツ2

伝票を扱うときは、本をめくるように片側に（右なり左なり）置いていくと、無用な散乱や混乱を防ぐこととができます。これは、スタッフの方が教えてくださったコツです。

 

④Excelの所定の表は、前月分をコピーして自分で作成します。

　もともとパソコンが苦手な私は、ここでもつまずきそうになりましたが、スタッフの方が根気よく教えてくださったので、着地できました。

 

　日付順に上から入力しますが、入力後は、表を見渡して、挿入と削除で行を加減し、余白を作らないようにするのも大切なことです。

 

⑤入力が終わったら、すべての伝票の右下に押印します。（ひたすら押します。）

 

⑥伝票の束を黒紐で綴ります。

　上から順序を整える必要があり、ここもちょっとした試練です。付箋に助けられます。

 

⑦EXCELの表を印刷します。

　ここまでわりとポイントがありますが、スタッフの方がきめ細かく的確に教えてくださいますので、無事、印刷した表が手にできます。

 

⑧業務報告書を記入します。

 

⑨マニュアルに記載してある通りにクリアファイルに入れ、スタッフの方に提出します。

　こうなります。↓

 

 

 

完了です。

スタッフの方に提出します

                           

　私のようなど素人でも、スタッフの方のお陰でここまでたどり着けました、の記でした。

　本当にスタッフの皆様には感謝のみです。

　ありがとうございました！

 

　 今回は以上です。

 

Kさん　ありがとうございました。

月に2回の作業ですが、しっかりメモをとって取り組んでおられ、分からない時はメモを

見返すなど、ミスのない作業を心がけておられます。

 

オフィスまるべりーでは、利用者の皆さんに様々な業務を経験していただけるよう

封入作業や発送作業、チラシやPOPの作成など、幅広く作業を募集しています。

なにか お仕事ありましたらご依頼ください！

また　いつも仕事を依頼してくださっている皆様ありがとうございます。

今後ともよろしくお願い致します！！