業務紹介　Part4

こんにちは😊オフィスまるべりー訓練生のSです。
今回は、業務紹介Part4ということで、
オフィスの業務のひとつ、【本部按分一覧表入力】について紹介します。

 

【本部按分一覧表入力】は法人本部から依頼されている入力業務です。
法人本部には、毎月、法人内各部署のさまざまな請求書が届きます。
その届いた請求書を整理し、入力し、一覧表にまとめておくことで、
後の支出決裁や会計ソフトへの入力をスムーズに行えるようにします。
この作業が、本部按分一覧表入力になります。

 

 

①請求書を仕分け、引き落とし日と金額にマーカーを引きます

（色々な請求書がくるので、どこに何が書いてあるのか探すのが大変です…💦）

②日付と金額を入力し、請求書があるものは証憑欄に〇を入力します

③入力が終わったら、請求書に番号を記入し印を押します

④月初に入出金明細をもらい、口座から引き落とされている日付と金額を確認します

⑤最後に一覧表を印刷して提出します

 

 

これが本部按分一覧表入力のおおまかな流れです。
何がいくら引き落とされているか、金額が正しいかを確認することが大切です。

 

入力にあたっては、重要なポイントが主に2つあります！

・1つ目は空欄を作らないこと、

・2つ目は合計額と足し算を一致させることです。

 

この作業はお金に関係することなので、
空欄があったり、一致しないところがあると、
後の決算が大変なことになってしまいます。
要は入力後の見直しが非常に重要です。
私はこの作業をするときは必ず2回は見直すように心がけています。

 

 

私はこの作業をするようになって、
見直しの重要性を改めて認識するようになりました。

 

始めの頃は大量の請求書や入力欄に頭が混乱することが多々あり、
抜けやミスも所々出てしまっていましたが、
スタッフの方に教えてもらったり、
自分で工夫したりして少しずつ慣れていき、ミスも減っていきました。

 

また、法人本部で実習させてもらったときにも
請求書を読むことに慣れていたことでスムーズに作業することができました。

 

今後就職した時にもこの経験は1つの事務経験として役に立つと思います！

 

オフィスまるべりーは、6月１日で2周年を迎えました☆彡

今後ともよろしくお願いいたします。